Zapier ist ein Web-Service, mit dem Verbindungen zwischen Apps hergestellt und Aufgaben automatisiert werden können, um zeitaufwendige Tätigkeiten zu vermeiden. Durch die Verknüpfung von zwei oder mehr Apps werden sich wiederholende Aufgaben automatisiert, ohne dass eine Programmierung notwendig ist. Jeder Anwender kann mit nur wenigen Klicks seinen eigenen Workflow erstellen. Der Dienst kann über 1.500 Webanwendungen miteinander verbinden. Durch einen Auslöser, also ein definiertes Ereignis in einer App, löst sich ein sogenannter Zap, ein Workflow, aus, der die Aufgabe im Hintergrund abwickelt. So kann Zapier beispielsweise das E-Mail-Konto mit Dropbox verbinden, um E-Mail-Anhänge automatisch zu speichern.
Die wichtigsten Vorteile von Zapier sind:
- spart Zeit und Geld und erhöht die Effizienz
- über 1.500 Apps – unterstützt die meisten Plattformen und Softwareprogramme
- ohne aufwendige API-Programmierung
- Intuitives und benutzerfreundliches Interface, die Erstellung und Verwaltung von Zaps ist selbst für Anfänger einfach
- zahlreiche vorkonfigurierte Zaps enthalten und individuelle Erstellung möglich
- alle Zaps lassen sich testen, bevor Sie in den Echtbetrieb gehen
- Echtzeit-Aktualisierung beim Eintreffen von neuen Einträgen
- Meldung, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert
- 100 % Cloud-Service
- attraktives Preismodell
Wie Zapier funktioniert
Nach der Anmeldung auf Zapier kann man jede der genutzten Apps, ob für ein E-Mail-Programm, Marketing, Content-Management-Systeme, Kalender, Formulare, Kundenbetreuung oder soziale Netzwerke, verlinken. Die Integration zwischen zwei Apps bezeichnet man als Zap und ist der Schlüssel zur Funktionsweise von Zapier. Es kann mehrere Zaps pro Anwendung geben, die sich alle durch Trigger und Actions definieren. Es ist ein „wenn dies, dann das“-Szenario, und es geschieht nahtlos im Hintergrund, sobald der Zap eingerichtet ist. Das bedeutet, ein Zap-Prozess ist so definiert, dass er bei einem Auslöser in App A eine Aktion in App B auslöst. Die Aufgabe muss man nur einmal festlegen und läuft dann jedes Mal automatisch ab, wenn der Trigger auftritt.
Begriffsdefinitionen
Zap
Ein Zap ist ein automatisierter Workflow zwischen den Anwendungen. Zaps bestehen aus mindestens zwei Teilen: einem Trigger und einer oder mehreren Actions. Zaps, die aktiv eingeschaltet sind, prüfen auf neue Daten und führen die Aktion aus, wenn der Trigger erfüllt ist. Ein ZAP registriert nur Daten, die seit dem Einschalten des ZAP eingegangen sind. Alle Daten, die eingehen, während ein Zap ausgeschaltet ist, lassen sich nicht registrieren, wenn der Zap wieder eingeschaltet ist. Ausgeschaltete Zaps prüfen nicht aktiv auf neue Daten und führen keine Aktionen aus. Einen Zap-Entwurf kann man erst dann aktiv schalten, wenn alle erforderlichen Daten vorhanden sind.
Trigger
Ein Trigger ist das Ereignis in einer App, das den Zap startet. Sobald ein Zap eingerichtet ist, überwacht Zapier die Anwendung auf dieses Ereignis. Für das Beispiel der Speicherung von E-Mail-Anhängen in Dropbox können viele E-Mails eingehen, aber der Zap löst erst aus, wenn eine E-Mail einen Anhang enthält. Lesen Sie hier alles über die Dropbox.
Action
Eine Action ist das Ereignis, das den Zap abschließt. Für das Beispiel E-Mail-Anhänge in Dropbox speichern besteht die Action darin, den Anhang der E-Mail in die Dropbox hochzuladen.
Task
Alle Daten, die durch einen Zap laufen, zählen als Task. Das heißt, wenn der Zap automatisch 100 E-Mails-Anhänge zur Dropbox hinzufügt, laufen 100 Tasks. Jeder Task, den der Zap ausführt, ist eine Aufgabe, die man nicht manuell ausführen muss. Es ist wichtig, die Anzahl der Tasks im Auge zu behalten, denn dadurch legt sich das Preismodell fest.
Wofür Zapier eingesetzt werden kann
Um eine besser Vorstellung davon zu bekommen, was man mit Zapier alles automatisieren kann, hier ein paar Beispiele:
- Eingehende E-Mails in To-Dos in Aufgabenverwaltungsapps wie Trello, Tallyfly, Asana oder Airtable verwandeln
- E-Mail-Anhänge automatisch in einem Cloud-Storage-Server speichern, z. B. in Dropbox
- Bei einem neuen Newsletter Abonnement einen Kontakt im CRM-System erstellen
- Einen Text auf Facebook posten, wenn ein neuer Eintrag auf Instagram erfolgt ist
- Wenn Teilnehmer eine Umfrage abgeschlossen haben, automatisch eine Danke-Nachricht versenden
Die Möglichkeiten sind schier unbegrenzt und jeder Nutzer kann selbst festlegen, welche Workflows er automatisieren möchte.
100 Zaps pro Monat kostenlos
Die Firma Zapier wurde 2012 gegründet und arbeitet seit 2014 profitabel. Das hängt sicherlich damit zusammen, dass Zapier der erfolgreichste Automatisierungsservice dieser Art ist. Zapier bietet einen kostenlosen Service an, der allerdings einige Einschränkungen hat. Damit können bis zu 100 Aufgaben pro Monat ausgeführt werden und es können nur fünf Zaps zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv sein. Gegen eine monatliche Gebühr (flexibles Preismodell) gibt es weniger Einschränkungen und eine fortschrittlichere Automatisierung.
Der Unterschied zwischen Zapier und IFTTT
Auch Lautsprechersysteme profitieren von Zapier
Bei IFTTT werden eine Menge unterschiedlicher Geräte wie Alexa, intelligente Uhren, Lampen, Lautsprecher und intelligente Heimgeräte unterstützt, es geht also schwerpunktmäßig um private Anwendungen und das Smart Home. Dennoch gibt es auch viele Anwendungen, die im Geschäftsleben verwendet werden, wie Cloud-Storage und Projektmanagement-Anwendungen. Bei Zapier geht es stärker um viel beschäftigte Menschen und Arbeitsabläufe, hier liegt der Schwerpunkt auf Business-Apps. Der Hauptunterschied in Bezug auf den Workflow besteht zwischen Zapier und IFTTT darin, dass es bei IFTTT nur jeweils einen Auslöser und eine Aktion gibt. Bei Zapier ist es möglich, mehrere Schritte einschließlich Aktionen, Bedingungen und Verzögerungen zu haben.
